Aktenvernichtung

Ob Unternehmen, Arztpraxis, Kanzlei oder Privatperson — wer personenbezogene Daten auf Papier oder Datenträgern besitzt, ist gesetzlich verpflichtet, diese bei Nichtmehr-Bedarf datenschutzkonform zu vernichten. Die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) und das BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) schreiben die sichere Vernichtung vor — Verstöße können mit Bußgeldern von bis zu 20 Mio. EUR oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes geahndet werden.

Sicherheitsstufen nach DIN 66399

Die DIN 66399 definiert 7 Sicherheitsstufen für die Datenvernichtung. Für die meisten Unternehmen relevant: Stufe P-3 (allgemeine personenbezogene Daten, Partikelgröße max. 320 mm²), Stufe P-4 (besonders schützenswerte Daten wie Gesundheits- oder Finanzdaten, max. 160 mm²) und Stufe P-5 (geheim zu haltende Daten, max. 30 mm²). Für Datenträger (Festplatten, SSDs, USB-Sticks, CDs) gelten die Stufen H-1 bis H-5 bzw. E-1 bis E-5. Seriöse Anbieter stellen ein Vernichtungszertifikat aus, das die Sicherheitsstufe, das Datum und die Menge dokumentiert.

Kosten der Aktenvernichtung

Richtwerte: Sicherheitsbehälter (240-Liter-Tonne) zur regelmäßigen Abholung kosten 15–30 EUR pro Leerung. Einmalige Vernichtung größerer Mengen (z. B. bei Büroauflösung): 50–150 EUR pro 100 kg. Vor-Ort-Vernichtung im mobilen Schredder-LKW ist teurer (ca. 80–200 EUR pro Einsatz plus Gewichtsgebühr), bietet aber den Vorteil, dass die Dokumente Ihr Grundstück nie verlassen. Datenträgervernichtung (Festplatten, SSDs): 5–15 EUR pro Stück mit Einzelnachweis.

Was muss vernichtet werden?

Pflicht: Personalakten, Bewerbungsunterlagen, Gehaltsabrechnungen, Kundendaten, Patientenakten, Mandantenunterlagen, Kontoauszüge, Steuerunterlagen (nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist), Verträge mit personenbezogenen Daten. Aufbewahrungsfristen beachten: Handels- und Steuerrecht schreiben 6 Jahre (Geschäftsbriefe) bzw. 10 Jahre (Buchungsbelege, Jahresabschlüsse) Aufbewahrung vor. Erst nach Ablauf darf vernichtet werden.

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